MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

    1. Perkembangan Mesin Komunikasi dalam Perkantoran

           Adanya perkembangan zaman dan kemajuan teknologi diera globalisasi yang sangat pesat ini, komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi yang canggih. Penggunaan mesin komunikasi membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor, dimana dijadikan hakikat sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan dalam mencapai tujuan organisasi ataupun perusahaan.

Perkembangan Mesin Komunikasi diawali dengan semakin majunya teknologi komputer, membuat mengecilnya ukuran fisik komputer seperti laptop, tablet dan sebagainnya. Kecenderungan orang untuk berpindah–pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Dapat dikatakan perkembangan mesin komunikasi mengakibatkan munculnya kantor maya. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing tumbuh pesat.

Kegiatan kantor dapat dilakukan dimanapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk Keperluan ini banyak perusahaan portal internet menyediakan jasa kantor maya. Telekomunikasi mencakup komunikasi lewat radio, menyampaikan percakapan, bahan tulis dan tangan, gambar faksimile, lukisan dan sebagainya, atau citra televisi.

2. Jenis-Jenis Alat Komunikasi Kantor

Menurut jenisnya, alat komunikasi dikelompokkan dalam tiga macam yaitu :

• Alat komunikasi berupa audio, yaitu suatu alat komunikasi  yang dapat ditangkap melalui alat pendengaran. Contoh : telepon, radio, Tape recorde
• Alat komunikasi yang berupa audio visual, yaitu alat komunikasi yang dapat dilihat dan dapat didengar. Contoh : Televisi, VCD, Internet
• Alat komunikasi berupa visual, yaitu alat komunikasi  yang ditangkap melalui alat penglihatan. Contoh : Surat, Chart, snap

Jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya adalah sebagai berikut:

A. Intercom                                                                                                  

      Intercom (Intercommunication) atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, alat yang digunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain. Fungsi intercom yang membantu efisensi pekerjaan perkantoran antara lain:

• Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.
• Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.
• Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.
• Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

B. Telepon

          Telepon yang berasal dari kata “tele” yang berarti jauh  dan ”phone” yang artinya suara berhubungan. Telepon artinya penyampaian informasi berupa suara dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara.  Macam-macam pesawat telepon antara lain:

• Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
• PMBX (Private Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung)
• PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung / tanpa melalui operator

C. Telepon Genggam (Handphone),

        Handphone merupakan telepon genggam yang lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan dapat dibawa kemana-mana. Awal telepon dibuat hanya terbatas pada telepon tetap (fixed line telephone). Namun sejak 3 April 1973 telah dikenal suatu teknologi telepon genggam atau yang sekarang banyak orang sebut dengan nama handphone (HP). Saat ini handphone banyak digunakan oleh masyarakat luas, selain untuk berkomunikasi ternyata handphone juga sudah menjadi bagian dari gaya hidup, penampilan, tren, dan prestise. Di Indonesia terdapat dua teknologi handphone yaitu Global System for Mobile Comunication (GSM) dan Code Division Multiple Access (CDMA). Perbedaan terletak pada cara penggunaan kode dan pemancar frekuensi yang digunakan.

D. Radio telepon

Radio telepon merupakan sarana komunikasi yang berguna antara stasiun pusat dan unit bergerak seperti mobil, truk, atau alat yang dilengkapi dengan alat portabel. Perangkat radio seperti ini sering juga dikenal dengan perangkat dua meteran seperti HT (handi talki). Rick serta sebelas meteran seperti olben.

E. Teleks

         Teleks, adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International Telecommunication Union (ITU).

F. Facsimile (Faksimili)

      Sebuah alat untuk mengirim dan menerima dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Faksimili ditemukan oleh Alexander Brain pada tahun 1843. Mesin Faksimili sering disebut juga dengan mesin fotocopy jarak jauh. 

G. Proyektor OHP Overhead Projector (OHP)

             Alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar

H. Teleprinter

          Teleprinter adalah mesin yang dapat mengetik pesan, teks yang direproduksi dari kejauhan pada mesin yang serupa. Mesin pengiriman dan peneriman tersebut dihubungkan dengan kabel telegram atau radio. Biaya dibebankan untuk setiap hubungan menurut waktu yang digunakan. Pesan yang masuk diterima dan dicetak secara otomatis. Pelayanan ini sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zona waktu yang berbeda. Bila perlu pesan dapat diacak agar tetap rahasia hingga dirapikan kembali oleh yang berwenang.

I. Telegram

          Telegram merupakan alat  komunikasi grafis bahan tertulis, gambar, lukisan, dan sebagainya dapat dikirim lewat saluran telepon umum atau pribadi atau lewat radio. Bahan yang akan dikirim diumpanakan, pada kertas berukuran A4 atau A5, ke dalam mesin pegirim dan diteruskan melewati mesin drum. Drum serupa pada mesin penerimaan memuat kertas fotografik.

Caranya kerjanya:

• Pengirim mengadakan kontak dengan stasium melalui telepon terlebih dahulu. Sebuah tombol lalu ditekan pada titik pengiriman untuk menghidupkan drum yang berputar dengan kecepatan sama pada kedua mesin pengirim maupu penerima
• Sewaktu drum pada titik pengirim berputar, kertas pun disoroti oleh sinar lampu, dan ketika sorotan jatuh pada bidangnya terang atau gelap, sinyal dikirimkan ke titik penerima. Di sini, sinyal tersebut diubah kembali menjadi cahaya yang jatuh pada kertas fotografik sehingga menghasilkan salinan facsimile

J. Email (Electronic Mail)

            Alat komunikasi berupa surat elektronik  dalam bahasa Inggris “e-mail atau email” merupakan sebuah sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar tiap pengiriman , tetapi surat elektronik biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet.

K. Teleconference

            Teleconference merupakan sebuah sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa pihak untuk saling kontak suara dan melihat melalui monitor. Sistem ini untuk melakukan rapat jarak jauh dari berbagai tempat yang berbeda atau dalam satu ruangan dan pada saat yang sama, sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas dengan syarat di masing-masing tempat tersebut terdapat sistem yang memungkinkan untuk melakukan teleconference.

L. Internet

           Sebuah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking. Internet dibentuk oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat di tahun 1969, melalui proyek ARPA yang disebut ARPANET (Advanced Research Project Agency Network), di mana menangani  hardware dan software komputer yang berbasis UNIX, dilakukan dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon. Beberapa layanan di ialah email, Usenet, Newsgroup, File Sharing, WWW (World Wide Web), Gopher, Session Access, WAIS, finger, IRC, MUD, dan MUSH

3. Masalah-Masalah dalam Komunikasi

      Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :

Hambatan dari Proses Komunikasi. 

• Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
• Hambatan dalam penyandian/simbol, dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga  mempunyai arti lebih dari satu.
• Hambatan media yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
• Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
• Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

Hambatan Fisik

• Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

Hambatan Semantik dimana dalam penggunaan kata-kata dalam komunikasi mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas antara pemberi pesan dan penerima.

Hambatan Psikologis dan sosial mengganggu komunikasi, misalnya: perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

REFERENSI

Bisosial. Mei 2012. Makalah Perkembangan Teknologi. 

          http://www.bisosial.com/2012/05/makalah-perkembangan-teknologi.html. Diakses 03 April 2015 (19.04)

Fauziah, Syifa. 2014. Peralatan Mesin Komunikasi Kantor. http://syifafauziah.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html. Diakses 03 April 2015 (14.50)

Irawan, Andy. September 2011. Kendala Dan Masalah Komunikasi Bisnis.

http://andhyirawan.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html. Diakses 04 April 2015 (15.38)

Reza, Krisna. 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi. http://krisnareza.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html. Diakses 04 April 2015 (15.57)

Lestari, Ayu Dwi. 2014. Pengertian Email & Kelebihan dan Kekurangan. https://ayudwilestari101.wordpress.com/2014/05/08/pengertian-email-kelebihan-dan-kekurangan/html. Diakses 05 April 2015 (15.40)

Ilmu Administrasi (Anonim). Desember 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen. 

           http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu-administrasi-dan 

          manajemen.html. Diakses 05 April 2015 (19.40)

Wikipedia Indonesia. 2015. Telepon. 

           http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon.html  Diakses 04 April 2015 (18.20)